E-mail formal em inglês: estrutura, frases e modelos prontos

A estrutura em cinco partes

Assunto: diga o tema e, se houver, o prazo. Quem lê decide pelo assunto se abre agora ou depois.

Saudação: “Dear” e o sobrenome no primeiro contato formal; “Hi” e o primeiro nome nos outros casos.

Motivo: uma frase que diz por que você está escrevendo.

Pedido ou informação principal: o que você precisa, de quem e até quando.

Fechamento: uma linha de agradecimento ou de próximo passo, e a assinatura.

Formal em inglês é mais curto que formal em português

Em português, formalidade se mostra com palavras a mais: introduções, verbos no futuro do pretérito, agradecimentos antecipados. Em inglês, formalidade se mostra com clareza e cortesia: frases completas, sem gíria, com “please”, “could you” e “thank you”. Um e-mail formal de cinco linhas não é grosseiro. É profissional.

Na prática, corte a frase que anuncia que você vai escrever, os agradecimentos repetidos, os “gostaria de” em sequência e as fórmulas de fechamento empilhadas.

• Soa traduzido

  I come by means of this to request a copy of the invoice.

  Natural

  I'm writing to request a copy of the invoice.

  “Venho por meio deste solicitar.” A fórmula não existe em inglês. “I'm writing to...” é a abertura formal padrão.

• Soa traduzido

  I would like to inform that the deadline changed.

  Natural

  I wanted to let you know that the deadline has changed.

  “Gostaria de informar que.” “Inform” pede um objeto (“inform you”) e soa burocrático. “Let you know” é formal o bastante para qualquer cliente.

• Soa traduzido

  I thank the attention dispensed.

  Natural

  Thank you for your time.

  “Agradeço a atenção dispensada.” “Dispensed” em inglês se usa para remédios e máquinas de venda. Agradeça pelo tempo da pessoa.

• Soa traduzido

  Without more for the moment,

  Natural

  Best regards,

  “Sem mais para o momento.” É fórmula de ofício e não tem equivalente. A despedida já cumpre esse papel.

Assunto: diga o que você quer

Assuntos vagos (“Dúvida”, “Contrato”, “URGENTE!!!”) obrigam a pessoa a abrir o e-mail para descobrir o que fazer. Em inglês, maiúsculas e exclamações no assunto também soam agressivas. Ponha o tema e o prazo.

• Soa traduzido

  URGENT!!! Contract

  Natural

  Contract review needed by Friday

  O prazo no assunto transmite urgência sem gritar.

• Soa traduzido

  Doubt

  Natural

  Question about invoice #4821

  “Doubt” não significa pergunta, e um assunto de uma palavra não ajuda ninguém a encontrar o e-mail depois.

Saudação: Dear, Hi e quando você não sabe o nome

Use “Dear Mr. Silva” ou “Dear Ms. Silva” com o sobrenome, nunca com o primeiro nome. Se não souber se a pessoa prefere Mr. ou Ms., use o nome completo: “Dear Ana Silva”. Se não souber o nome, escreva para o time: “Dear hiring team” ou “Hello,” são melhores do que “Dear Sir or Madam”, que ainda existe, mas soa distante.

Quando a outra pessoa responder com “Hi” e o primeiro nome, acompanhe o tom dela.

• Soa traduzido

  Dear Sirs,

  Natural

  Dear Acme team,

  “Prezados senhores.” “Dear Sirs” presume que só há homens do outro lado e soa datado. Escreva para o time ou para a área.

• Soa traduzido

  Dear Mr. João,

  Natural

  Dear Mr. Silva,

  “Prezado Sr. João.” O tratamento vai com o sobrenome. Com o primeiro nome, use “Hi João,”.

Modelos prontos por situação

Cada modelo abaixo mostra a tradução que costuma sair do português e a versão que um profissional de língua inglesa enviaria. Troque nomes, datas e detalhes; a estrutura serve para a maioria dos casos.

• Soa traduzido

  Dear Mr. Smith, I come by means of this email to request, if possible, the sending of the signed contract until Friday. Since now, I thank you.

  Natural

  Dear Mr. Smith, I'm writing to ask for the signed contract. Could you send it by Friday? Thank you, Ana

  Pedido a um cliente. O pedido vira uma pergunta curta, e o prazo usa “by”, não “until”.

• Soa traduzido

  I am writing again because I did not receive an answer to my last email.

  Natural

  I'm following up on my email from last Tuesday about the renewal. Do you have an update?

  Follow-up. Dizer que não recebeu resposta soa como cobrança pessoal. Retome o assunto e faça uma pergunta.

• Soa traduzido

  I ask apologies for the delay in the answer.

  Natural

  Apologies for the slow reply. Here are the numbers you asked for.

  Desculpas pela demora. Uma linha de desculpas e, em seguida, a resposta. Sem explicações longas.

• Soa traduzido

  Unfortunately it will not be possible to attend your request.

  Natural

  Unfortunately, we can't take this on right now, but we could look at it again in March.

  Recusa educada. “Attend” é falso cognato: significa comparecer. E uma recusa sem alternativa soa como porta fechada.

• Soa traduzido

  My name is Paulo and I am the new responsible for your account.

  Natural

  I'm Paulo, and I'll be your new account manager.

  Apresentação a um cliente. “Responsible” é adjetivo em inglês, não substantivo. Diga o cargo.

• Soa traduzido

  I would like to thank you for the meeting realized today.

  Natural

  Thank you for meeting with us today.

  Agradecimento após reunião. “Realize” significa perceber. No agradecimento, nem precisa do verbo.

Fechamento e assinatura

Feche com uma linha só: o próximo passo ou um agradecimento. “Thank you for your time” e “I look forward to your reply” são formais e naturais.

Na assinatura, “Kind regards” e “Best regards” servem para quase todo e-mail formal. “Sincerely” é mais comum em cartas e candidaturas a vagas. Depois do nome, inclua cargo e empresa.

Checklist antes de enviar

O assunto diz o tema e o prazo?

A primeira frase explica o motivo, sem “I come by means of”?

O pedido está numa frase só, com “could you” ou “please”?

As datas estão sem ambiguidade? Escreva “March 4” em vez de 04/03, que nos Estados Unidos se lê como 3 de abril.

Nomes, cargos e valores foram conferidos?

Há uma única fórmula de fechamento?

Do rascunho em português ao e-mail formal em inglês

Se o e-mail é importante e você pensa melhor em português, escreva primeiro em português. Com o Rewrait, você escreve ou dita o rascunho em português em qualquer app no Mac ou no Windows, seleciona o texto e aperta Cmd+Shift+P ou Ctrl+Shift+P. Com um estilo que escreve em inglês, você vê a versão em inglês ao lado do rascunho e substitui o texto quando estiver satisfeito. Para o registro de e-mail profissional, use o estilo Formal Email.

Revise mesmo assim: nomes, números e prazos são responsabilidade sua.